하는 일

행사기획자는 전시회, 박람회, 시사회, 엑스포, 컨퍼런스, 세미나, 포럼, 정기총회, 국제회의, 축제, 판촉행사, 시상식, 개막식 등 각종 행사를 기획하고 조직하며 진행한다. 전시회나 박람회를 기획하는 경우 전시기획자로, 컨퍼런스, 세미나, 포럼 등의 회의를 기획하는 경우 회의기획자로, 문화행사나 개막식 혹은 이벤트 등을 기획하는 경우 이벤트기획자로 불린다. 행사기획자는 기업체나 정부 및 공공기관, 지자체 등의 행사를 맡아 기획하고 진행하는 것이 대부분이지만 직접 행사를 주최하는 경우도 있다. 행사기획자는 하나의 행사를 진행하기 위해 일반적으로 ‘행사기획 → 사전준비 → 마케팅 → 행사 진행 및 운영 → 사후관리’와 같은 일련의 과정을 수행한다. 행사의 콘셉트 및 주제를 선정하고 참가 가능한 기관이나 사람에 대한 조사, 국내외 시장 조사, 규모 및 장소의 선정, 예산안 등을 작성하는 것을 시작으로 기획안이 마련되면 의뢰자를 상대로 프레젠테이션을 실시한다. 일반적으로 의뢰자는 공개경쟁을 시켜 여러 행사기획업체 중 하나의 업체를 선정하기 때문에 이 단계에서 좋은 평가를 받아야 행사를 진행할 수 있다. 의뢰자로부터 선정되어 일을 시작하게 되면 행사를 위한 본격적인 사전준비와 마케팅을 수행한다. 안내 자료나 홈페이지 제작 등 사전 홍보자료를 만들고 행사의 무대, 조명, 음향을 설치한 다음, 행사 콘셉트에 가장 잘 맞는 진행자나 출연자 혹은 관련 업체를 선정해 섭외하고 관련 단체나 기관에 협조를 요청한다. 이 때 행사가 짜임새 있게 진행될 수 있도록 다양한 프로그램을 만들어야 한다. 행사 며칠 전에는 동선에 따라 리허설을 진행하면서 행사 기간에 실수가 발생하지 않도록 꼼꼼히 점검한다. 행사진행요원들을 교육하며 사전연습을 통해 행사의 미비한 사항들을 체크하는 것은 물론 행사 당일에는 수많은 진행요원을 적재적소에 배치하고 안전을 확인하는 등 전반적인 행사과정을 총감독하고 지휘한다. 행사를 완료한 후에는 잘된 점과 그렇지 않은 점, 문제점을 짚어보고, 꼼꼼히 평가하여 개선방안을 마련하는 등 차기 행사를 준비하는 것으로 전 과정을 마무리한다. 오프라인 행사나 전시와 별개로, 전용사이버전시관을 두는 곳도 있는데 이 경우에도 행사기획자가 사이버상의 전시기획을 하고 웹디자이너가 이를 반영하여 구현하는 작업을 한다.

업무 환경

행사기획자의 근무시간은 행사 일정에 따라 유동적이며 불규칙한 편이다. 특히 행사준비 기간이나 행사 중에는 정해진 출퇴근 시간이 없는 편이고 주말에 근무하기도 한다. 하나의 행사를 기획해서 운영하려면 짧게는 3개월 정도 소요되고 길게는 6개월에서 1년 정도가 소요된다. 기획 단계에서는 주로 사무실에서 일하지만, 본격적인 행사준비가 시작되거나 행사기간 중에는 현장에서 보내는 시간이 더 많다. 행사 당일에는 행사장을 떠날 수가 없어 식사 시간을 놓치거나 간단히 식사하는 경우가 많다.