하는 일

비서는 경영자나 관리자가 그들 본연의 업무에 전념할 수 있도록 보좌한다. 이를 위해 일정을 관리하고 업무를 조율하며 외부와의 연락, 방문객 안내 등의 보좌업무를 전담하며, 또한 업무 수행에 도움이 될 만한 자료를 정리하거나 필요한 문서를 작성하고, 대내외 행사를 준비하거나 외부 행사에 동행하기도 한다. 비서의 업무는 조직 규모, 보좌하는 상사 직급, 근무 장소, 업무에 대한 전문성 등에 따라 크게 전문비서와 일반비서로 구분된다. 전문비서는 정치, 외교, 경제, 교육, 법률, 산업 등 각 분야에서 전문적인 행정 및 관리에 대한 실무자로서 상사에게 필요한 정보를 종합 정리하여 보고하고 내외부 여러 사람들과 일을 조율함으로써 상사를 보좌하는 역할을 수행한다. 이를 위해 각종 자료를 분류 정리하고 문서작성 등의 사무적인 업무를 수행하며, 상사와 함께 회의에 참석하여 회의록을 작성하거나 요약한다. 또한 상사의 지시 연락사항을 전달하고, 내외부로부터 접수된 문서와 메일, 전화 등을 검토하여 보고한다. 회의소집 연락을 하며 회의진행이 원활히 이루어지도록 준비한다. 전문비서는 소속 기관에 따라 기업비서, 공공기관비서, 교육연구비서, 의료비서, 법률비서, 회계비서, 의원비서, 대사관비서, 경호비서 등 다양하게 구분될 수 있다. 이 중 기업비서는 경제, 경영, 인사에 대한 지식과 실무능력을 보유하여 기업의 경영자를 보좌한다. 공공기관비서는 행정업무에 관한 실무지식을 갖추고 있으며, 교육연구비서는 학교 행정업무책임자를 보좌하거나 학교 부설연구소에서 근무한다. 의료비서는 의학이나 보험과 관련된 용어나 규정 등에 대한 지식을 갖고 있으면서 종합병원의 전문경영인이 병원관리를 할 수 있도록 보좌한다. 법률비서는 법률사무소나 합동변호사 사무실에서 법률에 관련된 문서를 처리하고 소송문의, 의뢰인 응대를 한다. 회계비서는 회계학 지식과 컴퓨터와 영어에 대한 전문성 등을 보유하고 회계보고서 등을 작성하여 상사를 보좌한다. 국회의원비서는 국회 등에서 국회의원이 의정활동을 할 수 있도록 정보를 수집하거나 정책을 제안하며 유권자들에 대한 정보를 관리한다. 외국대사관비서는 주한 외국대사를 보좌하며 귀빈 방문 시 영접에 필요한 제반사항을 담당한다. 경호비서는 상사의 안전을 관리하고 일상적인 업무수행을 보좌한다. 일반비서는 전문비서처럼 특정 전문분야가 정해져 있지는 않지만 상사의 일정을 계획, 관리, 조정하고 상사가 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌한다. 이들은 우편물이나 서류 보관, 각종 자료의 정리 및 문서작성, 전화응대, 회의소집, 방문객 접대 등의 업무를 수행한다.

업무 환경

비서는 대부분 비서실이나 사무실 내에서 정규시간 동안 업무를 본다. 회의 및 일정 계획, 방문객 맞이, 전화 응대 등을 위해 여러 가지 사무장비나 접대물품들이 구비된 공간인 경우가 많다.