슬기로운 직장생활episode 6
‘예절’은 예의에 관한 모든 절차나 질서를 뜻하는 단어로 사람과 사람 사이에 중요한 역할을 합니다.
이러한 예절은 비즈니스에서도 필요합니다. 잘못된 행동 하나가 자신의 이미지뿐만 아니라
회사 이미지에 부정적인 영향을 미칠 수 있으므로 비즈니스 예절을 아는 것은 중요합니다.
사회초년생이라면 알아야 할 비즈니스 예절에 대해 알아봅시다.
1 전화를 받을 때 본인의 소속과 이름 밝히기
전화는 벨이 3번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 전화를 받을 때 자신의 소속과 이름을 밝힌 후 통화를 진행합니다.
2 전화를 받을 때 상대방의 소속과 이름을 파악
상대방이 소속과 이름을 밝히지 않고 본론부터 시작하는 경우 말을 끊지 않고 잘 들은 후, 반드시 소속과 이름을 물어보도록 합니다.
3 전화를 받을 때 전화의 목적을 파악
어떤 목적으로 전화했는지 파악한 후 업무 담당자에게 연결해야 합니다. 설문조사 또는 광고성 전화인지 확인한 후 연결하도록 합니다.
4-1 전화를 받을 때 담당자 연결 시 담당자 정보 재확인
상대방이 연결을 원하는 사람의 소속과 이름을 확인합니다. 전화를 연결할 때는 주변의 소리가 수화기를 통해 전달되지 않도록 수화기를 막은 다음 담당자에게 연결합니다.
4-2 전화를 받을 때 담당자 부재 시 메모 작성
고객이 찾는 담당자가 부재중이면 부재중인 이유를 밝히고, 메모를 받아놓습니다. 상대방의 소속과 이름, 연락처, 용건 등을 작성해 둡니다. 메모한 후 메모한 내용이 맞는지 상대방에게 한 번 더 확인합니다.
5 전화를 받을 때 전화를 먼저 끊지 않기
통화 시 전화를 건 사람이 먼저 끊는 것이 매너이므로 전화를 먼저 끊지 않도록 주의하고, 통화를 종료할 때는 “감사합니다.”라고 말하고 상대가 먼저 끊은 뒤 조용히 전화기를 내려놓습니다.
1 전화를 걸 때 전화걸기 전 용건 메모
통화 시 용건을 간단하게 전달할 수 있도록 전달할 내용을 사전에 간단히 정리한 후 통화를 시도합니다.
2 전화를 걸 때 본인의 소속을 밝힌 후 상대방을 확인
상대방이 전화를 받으면 자신의 소속을 밝힌 후 상대방을 확인합니다. 찾고자 하는 상대가 아니면 목적을 밝히고 정중히 연결을 부탁합니다. 부재중이라면 간단한 메모를 부탁할 수 있습니다.
3 전화를 걸 때 통화 가능 여부 확인 후 용건 전달
상대와 연결이 되면 먼저 인사를 하고 전화를 받을 수 있는 상황인지 파악합니다. 통화가 가능하다면 용건을 전달합니다.
4 전화를 걸 때 마무리 인사 후 조용히 수화기 내려놓기
용건이 끝나면 “감사합니다.”라고 마무리 인사를 하고 전화를 먼저 건 쪽에서 끊습니다. 그러나 상대방이 윗사람일 경우에는 상대방이 먼저 끊은 것을 확인한 후 수화기를 내려놓도록 합니다.
양해를 구하고 담당자를 연결해주면 됩니다.
아래 답변을 참고하시기 바랍니다.
답변 예시)
실례지만 전화 연결 중 통화가 끊어졌네요. 죄송합니다.
담당자분 다시 연결해드리겠습니다.
개인 연락처를 알려주는 것은 지양합니다.
아래 답변을 참고하시기를 바랍니다.
답변 예시)
죄송하지만 개인 연락처를 알려드리기는 어렵습니다.
담당자님께 관련 내용을 전달하고 연락드리라고 말씀
전하겠습니다.