슬기로운 직장생활

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슬기로운 직장생활episode 3

직장인의 문서 작성,
그것이 알고 싶다

직장인의 업무에서 큰 비중을 차지하는 일 중 하나로 ‘문서 작성’을 들 수 있습니다.
일일보고, 주간보고, 월간보고뿐만 아니라 기획서, 회의록, 이메일 등 다양한 방식으로 문서를 작성합니다.
문서를 통해 의사를 구체적으로 표현하고, 명확하게 전달할 수 있으며, 결정된 사항을 오랫동안 보존하여
필요한 경우 언제든 참고자료로 활용할 수 있습니다. 평소 글쓰기에 어려움을 느끼는 직장인이라면
이러한 문서 작성이 쉽지 않을 것입니다. 직장인을 위한 비즈니스 문서 작성법에 대해 알아봅시다.

기업들, MZ세대 국어능력 ‘65점’ 보고서 작성도 못해

기업들이 젊은 직원들의 국어능력 부족으로 어려움을 겪고 있는 것으로 조사됐다. (중략)
기업 191개사를 대상으로 ‘MZ세대(밀레니얼+Z세대) 직원의 국어 능력’을 조사한 결과,
56.5%가 국어 능력이 이전 세대보다 ‘부족하다’고 답했다고 7일 밝혔다. (중략)
업무와 관련해선 ‘보고서·기획안 등 문서 작성 능력’(52.8%, 복수응답)이 1위를 차지했다. 이어 ‘구두 보고 및 이해 능력’(46.3%), ‘이메일 등 텍스트 소통 능력’(35.2%), ‘전화 커뮤니케이션 능력’(31.5%), ‘회의·토론 능력’(29.6%) 등이다.

머니투데이 2020.10.07 [원문보기]

이메일

회사에서 가장 많이 사용하는 의사소통 수단으로 이메일이 있습니다. 이메일은 제목과 본문 내용을 통해 전달하고자 하는 바를 명확히 전달할 수 있어야 합니다. 메일을 받는 사람의 입장에서 읽기 쉽고, 핵심 내용이 잘 나타나도록 작성해 봅시다.

이메일 작성 Tip

제목에 핵심 내용 작성

직장인들은 하루에도 수십 통의 메일을 주고받으므로 제목을 통해 어떤 내용의 메일인지 파악할 수 있도록 작성합니다. 제목 앞에 [소속 부서], [긴급], [중요], [문의], [업무 공유], [회신 요망] 등의 말머리와 핵심 내용을 20자 내외로 작성하여 제목만 보고도 용건을 파악할 수 있도록 합니다. 제목을 작성하는 것이 어렵다면 본문 내용을 먼저 작성하고, 중요한 내용을 정리해 마지막에 제목을 작성하는 방법을 추천합니다.

본문은 두괄식으로 작성

본문 작성 시 간단한 인사말로 시작하여 바로 핵심 내용을 제시해야 합니다. 내용이 많은 경우에는 숫자로 번호를 매겨 구분하고, 중요한 내용은 진하게 표시할 때 전달하고자 하는 바를 명확히 전달할 수 있습니다. 첨부파일이 있을 경우, 첨부의 내용을 본문 안에 간략하게 요약하여 확인해야 할 첨부파일이 있음을 알려주도록 합니다. 마지막으로 감사 인사를 전하며 마무리하시기 바랍니다.

반드시 서명(연락처 등 기본정보) 삽입

메일 하단에는 회사명, 부서명, 이름, 직급, 연락처 등의 서명을 삽입하여야 합니다. 메일 내용에 문의가 있을 시 메일 외의 다른 수단을 통해 연락을 취할 수 있으므로 반드시 연락처가 담긴 서명을 작성해 주시기 바랍니다.

수신인은 업무 관련 실무자만 입력

메일 발송 시 수신인은 업무와 직접 관련이 있는 실무자만 입력하고, 수신인 외 진행 상황을 알아야 하는 사람은 참조(CC)에 작성하고, 다른 이들에게 노출하고 싶지 않은 사람은 숨은 참조에 적도록 합니다. 참조가 여러 명인 경우에는 직급순으로 작성하는 것을 추천합니다.

메일 발송 후 발송 사실 전달

상대방이 메일을 바로 확인하지 않을 수 있으므로 메일 발송 이후에는 메신저 또는 전화를 이용해 발송 사실을 전달합니다. 이를 통해 업무 속도를 높일 수 있습니다.

이메일 작성 예시