슬기로운 직장생활

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슬기로운 직장생활episode 3

직장인의 문서 작성,
그것이 알고 싶다

직장인의 업무에서 큰 비중을 차지하는 일 중 하나로 ‘문서 작성’을 들 수 있습니다.
일일보고, 주간보고, 월간보고뿐만 아니라 기획서, 회의록, 이메일 등 다양한 방식으로 문서를 작성합니다.
문서를 통해 의사를 구체적으로 표현하고, 명확하게 전달할 수 있으며, 결정된 사항을 오랫동안 보존하여
필요한 경우 언제든 참고자료로 활용할 수 있습니다. 평소 글쓰기에 어려움을 느끼는 직장인이라면
이러한 문서 작성이 쉽지 않을 것입니다. 직장인을 위한 비즈니스 문서 작성법에 대해 알아봅시다.

기업들, MZ세대 국어능력 ‘65점’ 보고서 작성도 못해

기업들이 젊은 직원들의 국어능력 부족으로 어려움을 겪고 있는 것으로 조사됐다. (중략)
기업 191개사를 대상으로 ‘MZ세대(밀레니얼+Z세대) 직원의 국어 능력’을 조사한 결과,
56.5%가 국어 능력이 이전 세대보다 ‘부족하다’고 답했다고 7일 밝혔다. (중략)
업무와 관련해선 ‘보고서·기획안 등 문서 작성 능력’(52.8%, 복수응답)이 1위를 차지했다. 이어 ‘구두 보고 및 이해 능력’(46.3%), ‘이메일 등 텍스트 소통 능력’(35.2%), ‘전화 커뮤니케이션 능력’(31.5%), ‘회의·토론 능력’(29.6%) 등이다.

머니투데이 2020.10.07 [원문보기]

메신저

최근에는 메신저를 활용해 업무와 관련된 의사소통을 하는 사례가 늘고 있습니다. 상대방의 확인 여부를 빠르게 알 수 있고, 사진과 파일을 어디서나 전송할 수 있는 점 때문에 업무용으로 사용되고 있습니다. 업무용 메신저 사용 시 유의해야 할 사항을 이해하고 활용해 보시기 바랍니다.

메신저 작성 Tip

확인 후 답변은 신속히

메신저는 빠른 피드백을 요구하는 경우 사용하므로 확인 후 최대한 빨리 답변할 수 있도록 합니다. 요청사항에 바로 답변할 수 없다면 언제까지 답변을 하겠다는 의사를 표현해 주도록 합니다. 메시지를 확인하고 답변하지 않는 경우 상대방은 확인 여부와 진행 상황을 알 수 없으므로 반드시 답변을 해주어야 합니다.

두괄식으로 작성

메신저도 다른 비즈니스 문서와 마찬가지로, 핵심 내용을 서두에 작성하는 두괄식 구조로 작성할 때 메시지를 명확히 전달할 수 있습니다. 메신저의 문구는 중요한 부분에 진하게 표시를 할 수 없으므로 줄 바꿈 기능을 활용하여 가독성을 높이시기 바랍니다.

메시지 전송은 한 번에

메시지 전송 시 메시지를 짧게 나눠서 여러 차례에 걸쳐 전송하는 경우가 많습니다. 이렇게 전송하는 경우 상대방에게 여러 번 알람이 울리게 되므로 업무용 메시지는 요점을 정리해 한 번에 전송하도록 합니다.

전문성과 신뢰를 보여줄 수 있도록 작성

업무용 메신저에 지나친 유머와 농담을 하는 것은 상대방이 의도를 파악하기 쉽지 않고, 자칫 오해를 불러일으킬 수 있으므로 지양하도록 합니다. 또한 무분별한 이모티콘 사용은 진지하지 못하다는 인상을 줄 수 있으므로 되도록 사용하지 않고, 진지한 태도로 작성하여 전문성과 신뢰를 보여주어야 합니다.

메신저 작성 예시

팀장님 : 1월 프로모션 진행 현황 좀 보내주세요. (오전 10:01)

나: 네 정리해서 보내드리겠습니다. (오전 10:08)

나: 1월 프로모션 진행현황
1. 기간 : 2021.1.4.(월)~2021.1.13.(수) (총 10일간)
2. 내용 : 유튜브 구독 및 댓글 작성 시 추첨 후 경품지금
가. A사 태블렛PC X 10명
나. 백화점 상품권 3만 원 X 30명
다. 커피 기프티콘 X 100명
3. 실적 (2021.1.8.(금) 기준)
가. 참여자 수 : 1만명
1) 전년 당사 진행 이벤트 대비 2배 이상 참여
(중략)
이상입니다. (오전 10:30)

* 본 예시는 메신저 작성 Tip을 토대로 이해를 돕기 위해 작성한 것입니다. 메신저 작성 시 체크리스트의 내용을 참고하여 작성하시기 바랍니다.

메신저 작성 시 체크리스트